Электронная трудовая книжка: в чем плюсы и как получить?

С переходом на цифровые технологии многие привычные документы получили цифровую форму, и трудовая книжка – не исключение. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный формат хранения сведений о рабочей деятельности гражданина, замена бумажного аналога. В этой статье вы узнаете, в чем суть электронной трудовой книжки, как она оформляется, где можно ее посмотреть, а также как с ней работать работодателям. Разберем плюсы и минусы нововведения, ответим на частые вопросы о том, как получить электронную трудовую книжку.

Что это такое?

Речь сегодня пойдет про цифровой аналог привычной бумажной книги, в которую вносятся сведения о рабочей деятельности гражданина. Она содержит информацию о приеме на работу, переводах, увольнениях, а также другие кадровые изменения. Все данные из электронной трудовой книжки хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР), которые обеспечивают безопасность и сохранность записей.

Суть цифровой версии документа заключается в автоматизации и упрощении кадрового учета. Работнику больше не нужно хранить бумаги – его стаж и занятость можно подтвердить через цифровую выписку. Однако важно понимать, что ЭТК фиксирует только официальную занятость, зарегистрированную в ПФР (теперь СФР). Если человек трудился неофициально, соответствующих записей в системе не будет. Также в цифровой версии отсутствуют сведения о наградах или благодарностях, которые ранее можно было внести вручную в бумажный документ.

Среди плюсов такого формата – доступность через «Госуслуги», невозможность утери, ускоренная передача информации между работодателями. Минусы включают ограниченность по дополнительным записям и сложность подтверждения стажа за периоды, не зафиксированные в базе данных. Переход оформляется через заявление на электронную трудовую книжку, образец которого можно найти на сайте СФР или получить в отделе кадров. Сотруднику делается соответствующая запись о переходе на электронную трудовую книжку в личной карточке.

Как получить документ онлайн?

Переход от бумажной документации к цифровой – добровольное решение для большинства сотрудников, за исключением тех, кто впервые трудоустроился после 2020 года. Рассмотрим пошагово, как сделать электронную трудовую книжку и на что обратить внимание.

Принятие решения о переходе

Работник самостоятельно выбирает, в каком формате вести документ. Если вы уже трудоустроены и хотите перейти на цифровой формат, нужно уведомить работодателя.

Подача заявления

Заполните заявление на цифровую документацию. Это стандартная форма, в которой указывается ваше решение отказаться от ведения бумажного документа. Образец перехода на электронную трудовую книжку можно получить в отделе кадров или найти на сайте СФР. Дата подачи фиксируется, и на основании этого документа будет сделана запись о переходе.

Внесение записи работодателем

После получения заявления работодатель обязан передать соответствующую информацию в СФР. Данные включают дату перехода и подтверждение о завершении ведения бумажной версии.

Хранение бумажной документации

Бумажная версия остается на руках у работника как архивный документ. После перехода в цифровой формат она более не используется и не обновляется.

Формирование и ведение онлайн версии

С этого момента вся информация о деятельности – приемы на работу, увольнения, переводы – передается в онлайн форму. Весь процесс администрируется через форму ЕФС-1 и контролируется работодателем и СФР. Таким образом, для тех, кто уже работает, переход осуществляется на основании письменного заявления. А для новичков на рынке труда цифровая документация работника создается по умолчанию.

Как бизнесу работать с такой документацией?

Переход на цифровой формат кадрового учета коснулся не только работников, но и работодателей. Организациям важно правильно и своевременно передавать сведения о деятельности сотрудников. Вот как бизнесу организовать ведение цифровой документации.

Ключевая задача – это передача информации о приеме, увольнении, переводах и других кадровых изменениях в СФР. Для этого используется форма ЕФС-1, которая заполняется в онлайн-формате.

Что должна делать компания:

• Оповестить сотрудников. Работодатель обязан письменно уведомить работников о возможности перехода на компьютерную документацию. Также нужно объяснить, какие данные будут храниться, где и как посмотреть электронную трудовую книжку.
• Собирать заявления. Все заявки от работников нужно зарегистрировать и хранить. После получения заявления о переходе в бумажной книге делается запись о переходе на онлайн версию.
• Передавать сведения в СФР. Для этого используется цифровой документооборот. Через бухгалтерские программы или портал фонда передается форма ЕФС-1 с обновленной кадровой информацией.
• Соблюдать сроки. Передача данных должна происходить не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме, увольнении и прочих действиях.
• Обеспечить защищенность данных. Так как речь идет о персональных данных, работодатель обязан соблюдать правила защиты информации.
• Назначить ответственных сотрудников. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер или оператор 1С – главное, чтобы сотрудник знал все правила и не допускал ошибок в учете.

Работа с цифровой документацией работника требует от бизнеса дисциплины и точности. Но в долгосрочной перспективе это упрощает документооборот, минимизирует риски потери информации и позволяет быстрее проводить кадровые процессы. Компании, своевременно внедрившие такой формат, получают конкурентное преимущество в сфере администрирования.

Где посмотреть трудовую онлайн?

Переход на цифровой формат кадрового учета позволил упростить доступ к информации о рабочей деятельности. Сегодня статистика работника в онлайн виде доступна сразу по нескольким каналам. Рассмотрим, где можно ее найти и как получить выписку.

Через портал Госуслуги

Пожалуй, лучший вариант, если вы интересуетесь, где трудовая книжка в электронном виде может быть просмотрена с любого устройства и буквально за пару минут.

Для этого:

1. Войдите на gosuslugi.ru под своей учетной записью.
2. Найдите раздел «Трудовая деятельность».
3. Перейдите к подразделу «Электронные трудовые книжки».
4. Закажите и скачайте выписку с актуальной информацией о трудоустройстве.

Это самый популярный способ среди граждан, ведь электронные трудовые книжки через Госуслуги доступны круглосуточно и бесплатно. Особенно удобно использовать данный вариант для проверки истории при оформлении пенсии или трудоустройстве.

Через сайт Социального фонда России (СФР)

Для получения выписки из электронной трудовой книжки в СФР воспользуйтесь инструкцией:

1. Зайдите на официальный сайт sfr.gov.ru.
2. Пройдите авторизацию через учетную запись ЕСИА (та же, что и на Госуслугах).
3. Найдите раздел «Трудовая деятельность», где отобразится ваша электронная трудовая книжка работника.

Этот способ подойдет тем, кто предпочитает работать напрямую с государственным учреждением. Запрос выполняется онлайн и занимает всего пару минут.

Через мобильное приложение «Госуслуги»

Действия пользователя для получения выписки через мобильное приложение выглядят так:

1. Установите официальное приложение на смартфон.
2. В разделе «Документы» выберите пункт «Трудовая книжка».
3. Посмотрите данные или скачайте выписку в формате PDF.

Удобно для тех, кто всегда в движении. В приложении можно в любой момент показать работодателю документ или использовать выписку при оформлении кредитов, пособий и пенсий.

В МФЦ

Если нет доступа к интернету, воспользуйтесь альтернативным вариантом заказа выписки:

1. Обратитесь в ближайший многофункциональный центр.
2. Предъявите паспорт и СНИЛС.
3. Подайте заявление и получите бумажную копию выписки.

Это решение особенно актуально для пожилых людей или тех, кто не пользуется цифровыми сервисами. Сотрудники центра помогут оформить запрос, а документ можно будет получить в течение нескольких рабочих дней. Независимо от того, где вы решили запросить свою статистику – через Госуслуги, СФР, приложение или МФЦ – вы всегда сможете получить доступ к официальной информации. Регулярная проверка поможет убедиться в корректности данных и внести поправки, если это будет нужно.

Заключение

Переход на онлайн-формат статистики работника стал важным шагом в цифровизации кадрового учета. Благодаря удобному формату, данные о деятельности теперь доступны онлайн в любое время. Это упрощает взаимодействие с работодателями, Пенсионным фондом и другими государственными структурами. Для сотрудников это экономия времени и удобство хранения. Работодателям же ведение электронной трудовой книжки позволяет быстрее обрабатывать кадровые изменения и подавать сведения в СФР. Тем не менее, важно понимать, что цифровой формат требует внимательного отношения к актуальности данных.

Некоторым работникам понадобится время, чтобы привыкнуть к новому формату. Особенно это актуально для людей в возрасте. Однако и они поймут, что цифровой формат ведения учета данных о трудоустройстве – это удобно, быстро и доступно. Предлагаем вам прочитать и другие статьи на сайте, чтобы поднять уровень своей финансовой грамотности, узнать больше о банковской, рыночной и денежной системах, кредитах и других интересных темах, в которых должен разбираться каждый взрослый человек.